iaminkuwait.com, JAKARTA – Dalam dunia bisnis, banyak orang yang memanfaatkan email untuk berkomunikasi seputar pekerjaan. Sayangnya, tanpa disadari, beberapa orang melakukan kesalahan saat menulis email yang dikirimkan kepada klien atau rekan kerja.
“Jika kesalahan besar dilakukan, hal tersebut dapat terlihat tidak profesional dan memberikan kesan bahwa Anda tidak memperhatikan detail,” kata penasihat dan konsultan produk digital Deb Lee.
Ada sekitar lima kesalahan umum saat menulis dan mengirim email yang sering dilakukan. Sebisa mungkin disarankan untuk menghindari dianggap tidak pantas atau tidak profesional, demikian laman Huffington Post, Minggu (28/4/2024):
1. Kosakata dan tata bahasa salah
Hati-hati terhadap kesalahan ejaan dan tata bahasa, termasuk kesalahan ejaan nama dan gelar penerima. Semua kesalahan ini membuat seseorang menjadi tidak profesional dan kurang profesional. Sebelum mengirim email, periksa kembali ejaan dan tata bahasanya.
Sebagian besar program email memiliki browser. Ada juga ekstensi web Speechify untuk Gmail dan ReadMe, alat text-to-speech untuk Chrome. Bagaimana jika ada kesalahan dalam pesannya?
“Maaf dan pastikan kamu melakukannya dengan benar lain kali,” kata Lee.
2. Jawab dengan “semua” secara otomatis
Kesalahan besar yang dilakukan orang adalah menekan tombol “balas semua” tanpa memikirkan apakah jawabannya diperlukan. Menurut desainer kreatif Ana Goehner, hal ini mengarah pada pesan yang tidak berguna dan tidak relevan.
Sebaiknya berhati-hati dalam mengirimkan pesan dengan carbon (CC), jangan digabungkan dengan blind carbon (BCC). Goehner merekomendasikan penggunaan BCC untuk semua penerima, sehingga privasi semua orang terlindungi.
“Jika Anda meng-CC seseorang, lalu menambahkan orang lain di jalur BCC, hal ini dapat menimbulkan tanda bahaya mengenai masalah kepercayaan dan privasi karena orang-orang tidak tahu siapa yang berikutnya di BCC,” kata Goehner.
3. Terlalu muda
Namun, email yang dikirim dan diterima dalam bentuk pekerjaan harus menunjukkan komitmen Anda. Tidak ada salahnya menggunakan bahasa yang familiar. Namun, perilaku normal sebaiknya dihindari hingga penggunaan emoji menangis atau tertawa.
Dalam studi tahun 2017 untuk jurnal Social Psychological and Personality Science, pesan teks dari karyawan yang menyertakan emotikon smiley dinilai paling tidak menyinggung. Hal ini dibandingkan dengan teks yang hanya menggunakan kata-kata.
4. Tulis email yang panjang
Sungguh membuat frustasi membaca email yang terlalu panjang, bertele-tele, dan tidak langsung pada intinya. Apa yang ingin Anda sampaikan tidak dapat ditangkap dan pembaca menjadi lebih terkesan dari sebelumnya.
“Agar semuanya jelas dan mudah dicerna, bagilah email menjadi kalimat dan paragraf pendek dan sertakan poin-poin. Jangan lupa untuk menjelaskan secara spesifik apa yang Anda butuhkan dari penerima dan tenggat waktu dari awal,” kata Pelatih Bisnis Kristine Knutter.
5. Kirim pesan teks saat Anda sedang marah
Email bisa menjadi dokumen kepribadian Anda. Jadi jangan mengirimkan pesan saat sedang marah, karena bisa saja kamu menulis sesuatu yang tidak bisa kamu tarik kembali. Misalnya, rekan kerja bersikap kasar melalui email.
“Meskipun mencoba untuk pergi setelah pertemuan yang membuat frustrasi, hal ini tidak baik dan dapat menyebabkan kejahatan yang paling buruk,” kata guru bisnis Anne Genduso.
